為提升機構(gòu)編制文書檔案、機關(guān)賦碼和事業(yè)單位登記專業(yè)檔案規(guī)范化管理水平，強化機構(gòu)編制檔案資源庫建設(shè)，提高機構(gòu)編制檔案使用效益，肥西縣委編辦“三個舉措”規(guī)范機構(gòu)編制檔案管理工作。

   完善制度提高檔案資料管理。一是強化場地保障。由于辦公場所有限，縣委編辦主要負責(zé)人積極對接縣相關(guān)部門協(xié)調(diào)場地，并嚴格按照新修訂的《中華人民共和國檔案法實施條例》，配套完成檔案存放場所設(shè)施規(guī)范。二是建立“同步雙責(zé)”工作機制。按照“誰經(jīng)辦、誰收集、誰負責(zé)”原則，對機構(gòu)編制調(diào)整、人員出入編、事業(yè)單位登記、機關(guān)賦碼等業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生的檔案資料分別落實崗位責(zé)任人，做到管業(yè)務(wù)與管檔案“同步雙責(zé)”。

   數(shù)字轉(zhuǎn)型提升檔案資源利用。一是規(guī)范數(shù)字化加工。遵循整理分件、建目錄數(shù)據(jù)庫、掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢等工作流程進行紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化加工處理。二是建立數(shù)字化文件庫。按照文件完整、內(nèi)容清楚、類別準確的標準組織完善各部門歷史沿革文件數(shù)字化資源庫，錄入1984年以來機構(gòu)編制等歸檔文件22冊，共計22459件，單位歷史沿革一目了然。三是提升用檔效能。優(yōu)化查檔方式，同步建立紙質(zhì)歸檔文件目錄和電子目錄，查閱檔案從全文數(shù)據(jù)庫中直接提取，高效優(yōu)質(zhì)快速地滿足查檔需求。

   嚴格標準強化檔案基礎(chǔ)保障。一是高標準配備硬件設(shè)施。根據(jù)《實施條例》要求，對新移交的場所按照“八防”要求配備鐵門鐵窗、空調(diào)、除濕機、滅火器、紅外線報警器等基礎(chǔ)設(shè)施，滿足檔案科學(xué)管理和安全防范的需要。二是高標準配備人員力量。組建分管領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)、檔案員牽頭負責(zé)、各科室和事業(yè)單位業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)同配合的檔案整理專班，分批分階段對機構(gòu)編制文書、事業(yè)單位登記和機關(guān)統(tǒng)一信用代碼賦碼的辦件材料進行集中整理歸檔，確保不漏一件的完成檔案整理工作。